合議

合議の目的は、複数部署にまたがる案件について組織横断的な合意を形成し、決裁後のトラブル・修正を防ぐ点にある。文書管理規程・起案規程は合議が必要な案件の範囲と合議先を定め、財政・法務・人事等の横断的管理部門への合議義務が規定されることが多い。合議先の所管課長は起案内容に異議がある場合に「不合議意見」を付記でき、起案部署はその意見に対応してから決裁に回す必要がある。電子決裁システムでは合議の流れが自動制御され、各合議先の確認・承認状況を起案者がリアルタイムで把握できる。

合議先と合議の種類

合議は目的に応じて「協議」「照会」「通知」に分類される場合がある（自治体によって用語が異なる）。予算措置を伴う起案には財政担当課への合議が必須で、法令解釈が問題となる案件は法制担当課への合議を求める規程が多い。大規模事業や条例改正案は庁議・部長会等の集団的意思決定の場にも付議されるが、その前提として関係部署との合議の完了が求められる。 合議が義務化される典型的なケースは、①財政課合議（予算科目・補正予算を伴う起案）、②法制担当課合議（条例・規則の制定改廃・法令解釈を要する処分）、③人事担当課合議（職員の人事処分・給与・手当関連）だ。合議先の数が多い起案は決裁完了まで数週間を要することがあり、緊急案件では合議先の順序変更や電話事前確認で並行合議を実施する工夫が行われる。

合議省略と緊急決裁

通常の合議手続きを経る余裕がない緊急案件では、関係部署の長に口頭で事前確認した上で「合議省略」扱いで決裁し、後日文書で記録に残す取扱いを認める自治体もある。大規模災害発生時や臨時の報道対応など定例外の状況では、首長が直接裁断する形の「緊急決裁」が活用される。 合議省略の手続きは各自治体の文書管理規程で定め、省略した場合は「合議省略理由」を記載した上で後日正規の合議を経た書類に差し替えるか、別途「後閲申請」書類を作成する対応が取られる。首長が不在で副首長等が代理決裁する場合、代決の上限（金額・重要度）は専決規程で制限されており、上限を超える緊急案件は首長への緊急連絡・電話承認後に書面化するプロセスを定めることが多い。