概算払

概算払とは、業務・工事の完了前または費用の確定前に概算額を支払い、後日実績との差額を精算する支払方式である。地方自治法は完成払を原則とするが、補助金・負担金・貸付金等の支払には概算払が認められる。

根拠と適用範囲

地方自治法第232条の5第2項は、補助金・負担金・貸付金等については概算払ができると規定する。これに加え、施行令・財務規則が概算払の対象をさらに定め、研究委託費・旅費・助成金等の支払においても適用される。公共工事・物品購入の一般的な調達契約には完成払の原則が適用され、概算払は限定的な場面にとどまる。概算払の適用には内部決裁・決裁権限者の承認が必要であり、適用理由を書面に記録する義務がある。外部補助金の概算払については補助金適正化法の制約があるため、要件の確認と使途管理が特に厳格に行われる。

概算払の手順と精算

概算払の手順は①概算払申請（概算額の根拠となる見積書・計画書を添付）→②発注機関の内部審査・決裁→③概算払の振込み→④事業完了後の精算書・証拠書類の提出→⑤実績と概算払額の差額確定→⑥過払いの返還または追加払いという流れで行われる。精算書の審査に際して証拠書類（領収書・支出証明書等）の内容の真正性を確認することが発注機関の重要な内部統制機能となる。精算の期限を契約書に明示し、期限超過時の返還要求手続きを規定しておくことが重要である。

リスクと内部統制

概算払は支払時点では金額が確定していないため、過払いが生じた場合に返還を求めることが困難となるリスクがある。このリスクへの対処として、①概算額を過大に設定しない（実績見込みの110%程度を上限とする）、②精算期限と返還条件を契約書に明記する、③精算書の審査を複数職員で実施する、④監査委員の定期審査の対象とする、という内部統制が実務上採用される。外部補助金の概算払を転用・流用した場合は補助金適正化法違反となるため、使途の明確化と会計帳簿の整理が厳格に求められる。概算払を採用する場合は、概算額の算定根拠・精算スケジュール・精算差額の処理方法を契約書に明記しておくことで、後日の解釈の相違を防ぐことができる。精算払の履行を確実にするために、概算払の実施件数・未精算件数を台帳で管理し、精算遅延案件について上長への報告体制を整えることが内部統制の面で重要となる。概算払の精算後に不用額が生じた場合は速やかに返還を求め、会計年度内に処理することが原則となっている。