見積書

見積書とは、業者が発注機関の依頼に応じて提供する、業務・物品・工事の内容と価格を記載した書面である。随意契約手続きにおいて競争入札の代替として用いられ、価格の妥当性確認の基礎書類となる。

見積書の記載内容と役割

見積書の標準的な記載事項は、①発注機関名・件名、②業者名・所在地・代表者名・日付、③品名または業務内容・数量・単価・合計金額、④有効期限（一般的に30〜90日）、⑤納期または役務実施期間、⑥消費税の内訳（税抜き・税込みの明示）である。業者が発注機関指定の書式を用いる場合と、業者の自社書式を用いる場合がある。見積金額が予定価格または参考価格と著しくかけ離れている場合は、発注機関が内訳の説明を求めることがある。

見積書の法的性質

見積書は業者からの申込みの誘引（または申込み）としての性質を持ち、発注機関が承諾の意思表示（発注通知書・注文書の発行）を行った時点で契約が成立する。有効期限内は業者が見積金額に拘束されるが、有効期限を超過した後は再度見積書を徴取する必要がある。見積書自体は秘密書類ではないが、競争環境を損なわないよう、他の業者の見積内容を外部に漏らすことは控える運用が標準である。有効期限を設定することで、資材価格の変動に伴うリスクを業者側に全面的に転嫁しないよう期間を合理的に定めることが発注側の責務となる。

発注機関の活用と管理

発注機関は徴取した見積書を比較検討し、最低価格または最もコストパフォーマンスが高い業者を選定する。見積書は随意契約の根拠書類として、契約書・仕様書とともに保存する義務がある（保存年限は財務規則等で規定）。会計検査・内部監査において見積書の不存在は手続き違反の指摘対象となるため、徴取・受領・保管の記録を整備することが財務管理の基本である。見積価格が予定価格と大きく乖離する場合は、設計単価や数量の見直しを行った上で再見積を依頼することも必要となる。 見積書の記載内容（品名・数量・単価・合計・有効期限・業者印等）が不備の場合は差し戻して修正を求め、不備のある見積書をもとに契約を締結しないことが担当者の基本姿勢となる。見積書は随意契約の法的根拠書類であるため、施錠管理・電子保存を徹底し、一定年限の保存義務を果たすことが担当部署の義務となる。複数業者から徴取した見積書を比較した結果（比較表）を作成し、選定理由を記録することで、後日の監査・情報公開請求に対応できる体制を整える。