決定通知書

プロポーザル方式（企画競争）では、企画提案書の審査による選定が完了した段階で、発注機関は選定された業者に対して決定通知書を交付する。決定通知書には案件名・選定された旨・契約予定金額の交渉に進む旨・次の手続きの案内等が記載される。選定された業者はこの通知を受けて発注機関との価格交渉に入り、合意が成立した段階で正式な契約書の締結に進む。

随意契約においても、相手方として選定した事業者に対して決定の通知として本書面が活用される場合がある。競争入札における落札者決定通知書と異なり、決定通知書は価格競争を経ずに相手方を選定した場合に用いられることが多い。選外となった業者には、別途不採用の通知が交付されるか、選定結果の公表をもって周知される形となる機関が一般的である。

記載事項と法的効果

決定通知書は選定の事実を通知する書面であり、受領によって契約関係が成立するわけではない。業者は通知を受けた後に発注機関と協議を行い、業務内容・仕様・価格の最終確認を経て契約書の締結に至る。プロポーザルにおいては企画提案書の記載内容が契約の基礎となるため、提案内容と契約書の齟齬がないよう確認することが受注者側の実務上の準備となる。

通知書受領後の手続き

決定通知書を受領した業者は、指定された期日までに価格交渉の準備を行い、担当者との打ち合わせ日程を調整する。価格交渉が不調に終わった場合は選定が取り消されて次順位の業者との交渉に移行する場合があるため、提案内容に見合った価格での交渉準備が通知書受領後の優先事項となる。契約締結まで企画提案書の内容や交渉の経緯を記録として保管しておくことが、業務実施段階での判断基準の確保につながる。

随意契約における決定通知書

随意契約では、競争入札を経ずに特定の事業者と契約する決定が行われた後、決定通知書が交付される場合がある。随意契約の相手方決定は会計法や地方自治法施行令に定められた基準を満たす場合にのみ認められるため、決定通知書の交付は発注機関が法令上の要件を満たして相手方を選定したことの記録としても機能する。随意契約の相手方に対しては、決定通知書の受領後に見積書の提出・契約内容の確認・契約書の締結という手順が続く。随意契約では価格交渉が先行しているため、決定通知書受領時点では価格がほぼ合意されている場合が多い。随意契約における決定通知書は、選定の記録として会計検査や監査委員の検査対象となる書類でもあり、発注機関は選定理由の記録を適切に整備することが必要となる。