原議

原議（げんぎ）は、地方公共団体の事務処理において「起案文書」とも呼ばれ、処理すべき事案について担当者が内容・根拠・結論を記載して上位者の決裁（承認）または供覧（閲覧）を求めるために作成する文書である。決裁を経た原議は行政機関の公式な意思決定の証拠として文書管理規程に基づき保存される。紙ベースの原議から電子決裁システム上の電子原議への移行が進んでいる。

原議の構成要素

原議の標準的な構成は①件名（事案の内容を端的に示す表題）、②起案日・起案者・所属・決裁区分（専決・代決・合議等）、③経緯・事実の概要、④処理内容（起案の結論）、⑤根拠法令・条例・規則等の引用、⑥添付資料の目録、⑦決裁・供覧の回付先一覧である。合議が必要な事案では関係部署のすべての承認印・日付が原議に記録される。件名は内容を的確に表すよう簡潔かつ具体的に記載することが後日の文書検索を容易にする。

決裁区分と原議の流れ

原議は決裁規程（決裁権限規程）に定める決裁権限者のレベルに応じて市長・副市長・部長・課長等に回付される。電子決裁システムを導入している自治体では、紙原議に代わりシステム上でのワークフローにより決裁が処理され、処理状況のリアルタイム確認と承認記録の自動保存が実現する。決裁遅延が事務処理の滞留につながるため、未決裁件数の可視化と催促ルールの整備が担当部署の実務課題となる。

保存と公開

決裁済み原議は文書管理規程に定める保存期間（重要度に応じて1年〜永年）の間、文書庫または電子文書管理システムで保管される。行政文書としての性格を持つ原議は情報公開条例の開示請求対象であり、不開示情報（個人情報・意思形成過程情報等）に該当する部分を除き開示される。原議の正確な作成・適正な保存が行政の説明責任の物的基盤となり、監査委員・会計検査院の審査においても重要な確認資料として位置づけられる。起案の質を高めるために庁内研修で起案文例・決裁規程の理解を深める機会を設けることが、組織全体の文書作成能力の底上げにつながる。起案文書の体裁・記載事項の標準化を図るため、庁内でひな型・文例集を整備し新任職員の早期戦力化を促すことが文書品質の底上げにつながる実務的な投資となる。担当組織における実務標準の維持と継続的な制度理解の深化が個々の職員の専門性向上に寄与し、業務品質の底上げと住民サービスの質の確保につながる。関係法令の改正動向を継続的に把握し、制度変更を速やかに実務に反映する体制整備が担当部署の基本的な取組となる。