公文書管理

公文書管理は行政の説明責任（アカウンタビリティ）の基盤であり、後日の情報公開請求・監査・訴訟・議会質問に対し組織として対応するための記録の保全が目的だ。国の公文書管理法は①行政文書ファイル管理簿の作成・公表、②保存期間（1年〜30年）の設定、③国立公文書館への移管と廃棄の国立公文書館長の同意という3層の管理プロセスを定める。地方自治体には直接適用されないが、総務省の「公文書管理に関するガイドライン（地方公共団体向け）」（令和2年3月）が公表されており、条例による管理体制の整備が推奨されている。

電子文書管理

ペーパーレス化・テレワーク推進により電子文書の割合が増大し、電子決裁・電子保存の法的整備が急務となっている。電子帳簿保存法（自治体は直接適用外だが参考）・行政手続法の電子化規定・デジタル庁の共通基盤整備等の動向を踏まえ、文書管理システムの電子文書対応・真正性（改ざん防止）の確保・長期保存形式（PDF/A等）への変換が実務課題となっている。電子文書と紙文書が混在する移行期の管理体制設計が各自治体で問われている。

廃棄・移管の手続き

保存期間満了文書の廃棄には首長（または文書管理規程に定める者）の承認が必要で、廃棄記録を残すことが情報公開条例上の「文書不存在」を正当化する要件となる。廃棄を定期的・組織的に行わないと保存スペースの逼迫・重要文書の探索困難・廃棄禁止文書の誤廃棄のリスクが生じる。歴史的価値のある文書は公文書館（都道府県・市区町村）への移管が推奨されるが、自治体の公文書館設置率は低く、大部分の重要文書が各部署の倉庫等で管理されている。