公文書

公文書は行政の意思決定過程や事務事業の実績を記録する媒体であり、国民の知る権利を担保するための基盤的資料でもある。地方公共団体が職務上作成・取得した文書・図画・電磁的記録はすべて公文書に該当し、その管理は文書管理規程に基づいて統制される。文書は起案・決裁・施行・保存・廃棄というライフサイクルで管理され、各段階に職員の責務が伴う。電子行政の進展により電磁的記録の適正管理が重要な実務課題となっており、電子決裁システムの導入が全国で進んでいる。公文書は情報公開請求の対象でもあり、開示・不開示の判断には各団体の情報公開条例が適用される。

法的根拠と地方への適用

公文書等の管理に関する法律（公文書管理法、2009年制定）は国の行政機関を直接規律する法律だが、地方公共団体に対してはその趣旨に即した文書管理の措置を講じるよう努力義務を課している（同法第34条）。市区町村は文書管理規程・文書取扱規程を制定し、起案様式・決裁経路・保存年限・廃棄手続を定めている。保存年限は用途に応じて1年・3年・5年・10年・永年等に区分される。

廃棄管理と情報公開との関係

廃棄予定の文書は廃棄決定前に上位機関への確認手続を設けるのが一般的であり、訴訟・監査・情報公開請求が継続している案件の文書は廃棄を留保しなければならない。行政不服申立て・住民訴訟が提起されている期間中に関連文書を廃棄すると証拠保全の問題が生じる。電子文書の廃棄には物理的削除の記録管理も伴う。