納品書

納品書とは、売買・役務契約において受注者（売り手・役務提供者）が発注機関（買い手）へ物品の引渡しまたは役務の完了を通知するために交付する書面である。検収の前提書類として機能し、代金請求書（請求書）とセットで処理される。

納品書の記載内容と役割

納品書の標準的な記載事項は、①発注機関名・担当者名、②受注者名・住所・連絡先、③納品日付、④品名・規格・数量・単価・合計金額、⑤消費税の内訳、⑥納品場所または業務完了の概要である。受注者が消費税法上の適格請求書発行事業者（インボイス制度対応業者）である場合、登録番号の記載が必要となる（2023年10月以降）。複数回に分けて納品する場合は、各回の納品書と最終的な合計請求書を対応づける管理が必要となる。

納品書と検収の関係

発注機関は受領した納品書に基づいて検収を実施し、問題がなければ検収書（納品受領書）に記名・押印して受注者に交付するか内部保管する。検収書の発行は発注機関の代金支払義務の確認を意味し、受注者はこれを根拠に請求書を発行できる。納品書と検収書のセットが一体の取引記録として保管され、会計監査・税務調査の証拠書類となる。電子納品書（電子インボイス）の普及に伴い、紙での交付から電子データでの送受信に移行している自治体もある。

電子化との対応

電子帳簿保存法の改正（2022年1月）により、電子取引のデータは電子データのまま保存する義務が生じた。発注機関がメール・電子調達システムで受領した電子納品書は、電子データとして保存・管理する必要があり、印刷して紙保管のみでは法令違反となる。電子調達システムを活用する自治体では、納品書・請求書の登録・照合・検収承認の一連の処理をシステム上で完結させる電子化が進んでいる。電子化により処理時間の短縮・ペーパーレス化が実現するとともに、データの検索性向上によって監査対応・情報公開対応も円滑になる。 納品書の記載事項（品名・数量・規格・納品日・納品場所・業者名・印等）は発注機関の財務規則に定める様式に適合することを確認してから受理する。電子調達システムを導入している発注機関では、電子納品書の受領・検収登録・支払依頼が一連の電子フローで処理され、紙書類の紛失リスクと事務処理時間の両方が削減される。納品書は検収書・請求書・支出負担行為書と一体として保存し、支払の正当性を事後に証明できる証拠書類として管理することが担当者の義務となる。