電子請求書

電子請求書とは、紙の請求書に代えて電子データとして発行・送受信・保存される請求書であり、デジタル化の進展とインボイス制度（2023年10月導入）への対応を背景に公共調達においても普及が進んでいる。

電子請求書の種類と形式

電子請求書の形式は①PDF等のスキャン画像（紙の代替として最も普及）、②ExcelやCSV等の構造化データ、③XMLやJSON等の標準データ形式（EDI・電子インボイスに対応）、④電子請求書サービス（SaaS型の発行・管理サービス）の4種類がある。デジタル庁が推進する標準化では、JP-PINT（日本版Pan-European Public Procurement ONline）に基づく電子インボイスの普及が図られており、公共調達での対応が進んでいる。

インボイス制度との関係

2023年10月に導入された適格請求書等保存方式（インボイス制度）は、適格請求書発行事業者（消費税の課税事業者で登録を受けた者）が発行する適格請求書（インボイス）を仕入税額控除の要件とする。発注機関は受領した請求書が適格請求書の要件（登録番号・税率・税額の記載等）を満たしているかを確認する義務がある。電子インボイスは電子帳簿保存法の要件を満たした電子保存が義務であり、印刷して紙保管のみでは法令違反となる。

公共調達への影響と対応

公共機関が電子請求書を受領する場合、財務会計システムとの連携・データの自動取込みにより支払処理の効率化が期待される。一方で、適格請求書の要件確認・電子帳簿保存法対応のシステム整備・担当職員のリテラシー向上が課題となる。免税事業者（登録番号のない小規模業者）から調達する場合の仕入税額控除の取扱いも、予算・会計処理上の留意事項として実務担当者への周知が必要である。電子請求書の普及は公共調達の事務効率化・コスト削減に貢献する一方、導入初期には受発注双方の運用体制の整備に相応のコストが伴うことを認識して計画的に対応することが担当部署の課題となる。 電子請求書の受領には受信確認の記録が残るため、紙請求書のように郵送遅延・紛失のリスクがなく、支払遅延防止の面でも有効な手段となる。発注機関が電子請求書を受理する際の様式・送付先・受領確認の方法を事前に受注者に案内し、運用ルールを統一することでシステム化の効果が最大化される。電子請求書データの保存は電子帳簿保存法の要件を満たした環境で行い、検索・閲覧・出力が容易な状態を維持することが法令遵守と監査対応の基盤となる。