学校備付表簿

学校が法令上備え置きを義務づけられた公的な記録の総称であり、個々の表簿の保存年限や記載事項が法令で定められている点に、文書管理上の意味がある。学校教育法施行規則第28条は、学校に備えるべき表簿として、学校に関係のある法令や学則・日課表、職員の名簿・履歴書・出勤簿、指導要録、出席簿、健康診断に関する表簿、入学・卒業・転学等の記録などを列挙する。学齢簿は市町村教育委員会が学齢児童・生徒について作成する別の帳簿だが、就学事務の基礎となる公簿として実務上あわせて扱われることが多い。指導要録は児童・生徒の学籍と指導の過程・結果を記録する原簿で、抄本・写しが進学先や転学先へ送付され、進学時に作成される調査書（内申書）の基礎資料にもなる。これらの表簿は個人情報を多く含むため、保存・廃棄・開示は文書管理規程や個人情報保護条例に従って厳格に取り扱う必要がある。

学校教育法施行規則第28条の表簿

学校備付表簿の根拠は学校教育法施行規則第28条であり、同条は学校に備えなければならない表簿として、学則・日課表、教科用図書配当表、職員の名簿・履歴書・出勤簿、指導要録、出席簿、健康診断に関する表簿、入学・卒業・退学等の記録などを定める。また、これらの表簿の保存期間も定められており、指導要録のうち学籍に関する記録は20年、その他は5年など、記録の種類に応じて異なる。

指導要録と調査書の関係

指導要録は児童・生徒一人ひとりの学籍と学習・行動の記録を残す学校の原簿であり、学校が作成・保管する。これに対し調査書（いわゆる内申書）は、上級学校への入学者選抜のために中学校・高等学校等が作成して進学先へ提出する書類であり、指導要録の記載を基礎資料として作成される。両者は別個の書類だが、学校が作成・管理する子どもの記録という点で連続している。