保存年限

完結した文書を永遠に庁内に積んでおくわけにはいかない——どれをいつまで残し、いつ捨てるかを決める基準が保存年限である。文書管理規程は、文書を重要度や法令上の保存義務に応じて区分し、永年（または30年）、10年、5年、3年、1年といった年限を割り当てる。条例や財務、許認可など後年に検証や紛争の可能性がある文書は長く、軽易な連絡文書は短く設定するのが通例である。保存年限を過ぎた文書は、歴史的価値の有無を判定したうえで廃棄するか公文書館等へ移管され、この判断を誤ると必要な記録の喪失や、逆に不要な文書の滞留を招く。保存年限の設定は、説明責任のための記録保存と、文書量の適正化との均衡をどこで取るかという判断である。