勤怠管理

職員に給与を正しく支給し、過重な勤務を防ぐためには、誰がいつ勤務し、いつ休んだのかを日々正確に記録する必要がある。勤怠管理は、この勤務の状況を把握し管理する事務であり、出勤・欠勤や休暇の取得を日々記録する出勤簿、休暇の日数・事由を職員ごとに記録する休暇簿などの帳票がその基礎となる。これらの記録は、給与・諸手当の計算、時間外勤務手当の支給、年次有給休暇の残日数の管理に直結するほか、職務専念義務が果たされているかの確認の資料ともなる。近年は紙の帳簿に代えて勤怠管理システムやICカードによる打刻が導入され、客観的な記録による勤務時間の把握が求められている。記録の正確性は、給与の適正支給と職員の健康管理の双方を支える。

勤怠管理に用いる帳票

勤怠管理の中心となる帳票が出勤簿と休暇簿である。出勤簿は、職員の出勤・欠勤・遅刻・早退・休暇の取得など勤務の状況を日々記録し、勤務実績を確認するための帳簿である。休暇簿は、年次有給休暇や特別休暇などの取得日数・事由を職員ごとに記録し、所属長の承認を経て管理する帳票である。両者は相互に関連し、出退勤の事実と休暇の取得とを突き合わせて勤務の状況を確定させる。

勤務時間の客観的把握

勤怠管理の記録は、給与・時間外勤務手当の計算や年次有給休暇の残日数管理の基礎となるほか、職員が職務に専念しているかを確認する資料ともなる。労働時間の客観的な把握が求められるなかで、出勤簿への押印にとどまらず、ICカードやシステムによる打刻で始業・終業時刻を記録する団体が増えている。記録の正確性は、給与の適正な支給と長時間勤務の是正による健康確保の前提となる。