休暇簿

年次有給休暇を何日取り、残りが何日あるのかを所属はどこで把握しているのか。その台帳が休暇簿である。職員からの休暇の請求を受けて所属長が承認した内容を、種類ごと（年次・病気・特別など）に日付と日数で記録し、年休であれば付与日数からの残日数まで管理する。出勤簿が「出勤した事実」を記録するのに対し、休暇簿は「勤務を要しない日として承認した事実」を記録する帳票であり、両者は対をなして職員の勤務状況を裏づける。様式は各団体の勤務時間条例や規則、文書管理規程で定められ、年休の時季変更権を行使した記録や、半日・時間単位での取得もここに反映される。近年は勤怠管理システムへの電子化が進み、紙の簿冊から画面上の申請・承認履歴へ置き換わりつつあるが、承認権者の確認を経て残日数を確定させるという機能は変わらない。給与の減額(ノーワーク・ノーペイ)の要否や、年5日の年次有給休暇の取得義務の履行状況を確認する際の一次資料にもなる。

出勤簿との役割分担と保存

休暇簿は出勤簿と一対で職員の勤務実態を記録する帳票である。出勤簿が日々の出勤・遅参・早退といった「勤務した事実」を押印や打刻で残すのに対し、休暇簿は年次有給休暇・病気休暇・特別休暇など「勤務を要しないものとして承認された事実」を種類別に記録する。両者を突き合わせることで、ある日に職員が出勤したのか、休暇だったのか、無断欠勤だったのかが確定でき、給与の減額や勤勉手当の成績率の判断、人事評価の出勤状況の確認といった後続の事務の根拠になる。労働基準法は年次有給休暇の管理簿の作成と一定期間の保存を求めており、地方公務員にも勤務時間条例や文書管理規程によって同様の保存年限が設定されることが通例である。電子化された場合も、申請・承認・残日数の履歴が改ざんされない形で保存されることが前提になる。