復命書

出張から戻った職員がまず取りかかる事務が復命書の作成である。復命とは命じられた事務の処理結果を上司へ報告する行為であり、その報告を書面化したものが復命書にあたる。記載されるのは用務の日時や場所、面会した相手、協議や調査の内容、得られた成果や今後の対応方針などである。出張命令と一対で扱われ、旅費の精算手続とあわせて提出することが多い。会議資料や収集した文書を添付し、組織内で情報を共有する記録としても機能する。

復命の手続

出張や調査の命令を受けた職員は、用務終了後すみやかに復命する義務を負う。口頭での復命で足りる軽微な用務もあるが、対外的な協議や重要な調査では書面による復命書を求める例規が一般的である。復命書には用務の日時・場所・相手方・用務の内容と結果、必要に応じて今後の対応方針を記し、上司の決裁を受ける。会議で配付された資料や議事メモを添付し、出張で得た情報を組織で共有する役割も担う。復命を怠ると出張の成果が個人にとどまり、判断の根拠が記録に残らないため、職務命令の履行を確認する手続として位置づけられる。

旅費精算との関係

復命書は出張の事実を裏づける証拠書類として、旅費の精算と一体で扱われる。用務先や日程が出張命令の内容と一致しているかを確認する資料となり、復命書の内容と命令簿・領収書を突き合わせて旅費の支給額を確定する。両者が食い違えば過大な旅費の支給につながりかねず、監査でも復命書は出張の実在と旅費の適否を確かめる対象となるため、命令・復命・精算の三者の整合が事務上重視される。復命書がないまま旅費だけを精算すれば、出張の事実を裏づける記録を欠くことになり、後日の説明や監査への対応に支障をきたす。