文書主義

役所の仕事はなぜこれほど文書を作るのか——その根拠が文書主義である。行政の意思決定は口頭の指示だけでは責任の所在や決定の内容が曖昧になるため、起案して決裁を受け、文書として残すことで、誰がいつ何を決めたかを後から検証できるようにする。文書主義は、意思決定の適正さの担保、事務の継続性の確保、説明責任の履行という三つの要請を支えており、起案・決裁・保存・廃棄という文書管理の一連の手続はこの原則の上に成り立つ。近年は電子決裁の普及で文書の作り方こそ変わったが、決定過程を記録に残すという文書主義の本質は変わらない。公文書管理の適正化が問われる背景にも、この原則を徹底すべきという要請がある。