提案依頼書

システムを企画提案方式（プロポーザル）で調達するとき、発注者の求めるものが事業者に正しく伝わらなければ、比較できない雑多な提案が集まってしまう。提案依頼書（RFP・Request for Proposal）は、調達の目的、必要な機能・性能、予算や納期の条件、評価の観点を示して、事業者に提案を求める文書である。要件定義で整理した内容を発注の言葉に翻訳したものであり、ここで評価基準を明確にしておくことで、価格だけでなく提案内容の優劣を公正に比べられる。自治体の情報システム調達では、価格と提案を総合的に評価する公募型プロポーザルで用いられることが多い。担当者にとっては、提案依頼書の書きぶりが提案の質と評価の客観性を決めるため、求める要件と評価基準を曖昧にしない点が要点となる。

評価基準を先に示す

提案依頼書（RFP）では、何をどのように評価して事業者を選ぶかを、提案を募る前に明らかにしておく。評価項目とその配点、最低限満たすべき必須要件と、優劣を競う加点要件の区別を示すことで、事業者は力の入れどころを定めて提案でき、発注者も応募者間を同じ物差しで比べられる。選定後に「なぜこの事業者か」を問われたときの説明責任も、事前に公表した基準に沿って果たせる。基準を後出しすれば、特定事業者に有利な恣意的な選定だという不公正の批判を招き、再調達に追い込まれることもある。価格と提案内容をどう重み付けするかも、あらかじめ決めて示しておく。

要件定義との連続性

提案依頼書は、要件定義でまとめた「何が必要か」を、調達の言葉に置き換えて事業者へ伝えるものである。両者は地続きであり、要件があいまいなまま提案依頼書を作れば、求めるものが伝わらず、出てくる提案も方向がばらつき、評価の物差しもぶれる。逆に要件がしっかり固まっていれば、提案依頼書はそれを発注の形式に整えるだけで済み、提案の比較もしやすい。提案依頼書だけを切り出して作ろうとせず、要件定義の成果を土台に据えることが、よい調達の前提になる。