保有個人情報

住民が自分の情報の開示を請求したり、誤りの訂正を求めたりできるのは、その情報が保有個人情報に当たるからである。保有個人情報は、個人情報保護法のうち行政機関等に適用される規律で中心となる概念で、開示・訂正・利用停止請求の対象範囲を画する役割を持つ。

要件は、行政機関等の職員が職務上作成・取得し、組織的に利用するものとして保有していることである。職員個人のメモや、決裁前の検討段階の文書は「組織的に利用する」状態に至っていないとされ、保有個人情報に当たらない場合がある。どこから組織的利用とみなすかが、開示請求への対応で論点になる。

2021年の法改正で、それまで自治体ごとの個人情報保護条例で定めていた規律が個人情報保護法に一本化され、保有個人情報の定義も全国共通になった。これにより、開示請求の対象や手続が団体間でそろい、自治体の窓口対応も法の規定に沿って統一されることになった。