個人情報ファイル簿

行政機関が住民のどんな個人情報を、何の目的で、どの範囲まで集めているのか。それを住民が外から確認できるようにする仕組みが個人情報ファイル簿である。各機関は保有する個人情報ファイルごとに、名称・利用目的・記録される項目・記録される本人の範囲などを記載した帳簿を作り、原則として公表しなければならない。

目的は、行政の保有する個人情報の所在を可視化し、自分の情報がどこにあるかを住民が把握したうえで開示請求等につなげられるようにすることにある。やみくもに開示請求するのではなく、まずファイル簿で当たりをつけられるようにする入り口の役割を持つ。

実務では、新たに個人情報ファイルを作るときや記録項目を変えるときに、ファイル簿への記載・更新が必要になる。1000人未満の小規模なファイルなど一部は記載を要しない例外があるため、どのファイルが公表対象かの線引きを所管課ごとに整理しておくことになる。