行政文書

情報公開請求の対象になるのは、行政の持つあらゆる紙ではなく、一定の要件を満たした行政文書に限られる――その線引きを定めるのが行政文書の定義である。要件の核心は「組織共用性」で、職員が職務上作成・取得し、かつ個人のメモにとどまらず組織として業務に用いる状態で保有していることを要する。担当者が個人的に作った下書きや、まだ組織で共有されていない私的なメモは、組織共用性を欠くため行政文書に当たらないと判断されることがある。電子メールや電磁的記録も、この要件を満たせば行政文書に含まれる。開示請求があったとき、まず「請求された情報が行政文書として存在し保有されているか」を確認することが審査の出発点となり、不存在を理由とする不開示や、組織共用性をめぐる判断が争われることも多い。公文書管理の対象範囲とも重なり、作成から保存・廃棄までのライフサイクル管理の起点となる概念である。