スキャナ保存

請求書や領収書を紙のまま保管すると、保管場所と検索の手間がかさみ、原本の劣化や紛失の不安も残る。スキャナ保存は、電子帳簿保存法に基づき、紙で受領・作成した国税関係書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存することを認める方式である。保存にあたっては、一定の解像度や色での読み取り、改ざんを防ぐためのタイムスタンプ付与または訂正削除履歴の残るシステムでの管理、取引日や金額での検索機能の確保といった要件を満たす必要がある。要件を満たせば紙の原本を廃棄できるため、自治体の会計部門でも証ひょう書類の電子化に活用が広がる。担当者にとっては、ただ読み取ればよいのではなく、真実性と検索性の要件を満たして初めて原本を廃棄できる点が要点となる。

満たすべき要件

スキャナ保存で紙の原本を廃棄して電子データだけを正式な保存とするには、複数の要件を満たす必要がある。画質では一定の解像度（おおむね200dpi以上）と、書類によっては赤・青・黒を判別できる階調（カラー）でスキャンすること。真実性では、入力期間内のタイムスタンプ付与か、訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムでの保存のいずれかを満たすこと。可視性では、取引年月日・取引金額・取引先の三項目で検索でき、画面と書面に明瞭に出力できること。これらの要件を欠くと、スキャンしただけでは原本の代わりと認められず、紙の保存義務が残ってしまう。

電子取引データとの区別

スキャナ保存はあくまで「紙で受け取った・作成した書類を電子化する」場面の制度である。これに対し、メール添付のPDF請求書やECサイトの電子領収書のように、最初から電子でやり取りしたデータ（電子取引）は、スキャナ保存ではなく電子取引データの保存ルールが適用され、紙に印刷して保存することは原則として認められない。同じ請求書でも、紙で届いたものをスキャンするのか、もとから電子で届いたのかで適用される制度と要件が分かれるため、入手経路ごとに保存方法を仕分けて運用する必要がある。