電子帳簿保存法

紙で保存が義務づけられてきた帳簿や領収書を、スキャンや電子データのまま残してよいか。その可否と条件を定めるのが電子帳簿保存法である。帳簿を最初から電子で作成・保存する電子帳簿等保存、紙の書類をスキャナで読み取って保存するスキャナ保存、メールやWebで受け取った電子取引データの保存という3つの類型ごとに、保存の要件が定められている。

この法律が実務で問われるのは、改ざん防止と検索性の確保という2点である。スキャナ保存や電子取引データには、いつ保存したかを証明するタイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残る仕組み、日付・金額・取引先での検索機能などが求められ、ただファイルを保存しておくだけでは要件を満たさない。

自治体にとっては、税務署に提出する法人としての帳簿というより、業務のデジタル化や文書の電子保存を進めるうえでの参照点として意識される。とくに電子取引データは紙に出力しての保存が原則認められなくなっており、契約・支払関係をオンラインでやり取りする際の保存ルールを設計するうえで、本法の要件が一つの基準になる。