収受

いつ届いた文書をいつ処理したのかを後から証明できなければ、標準処理期間の起算や情報公開請求への対応で行政は説明責任を果たせない。収受は、到達した文書に収受印（日付印）を押し収受番号を付与する一点で、その文書が組織として受け付けられた時刻を確定させる手続である。

受付と収受は実務上区別される。窓口で物理的に受け取る行為が受付であるのに対し、収受は文書主管課（文書法制課など）または各課の文書取扱主任が規程に沿って番号を付し台帳へ記録するところまでを指す。この記録があるため、後日「文書を受け取っていない」「処理が遅い」といった紛争が起きても、収受日を基準に経過を再構成できる。

収受された文書は、起案・決裁・施行（発送）・保存・廃棄という文書事務の流れの起点に立つ。申請書のように標準処理期間が定められた文書では、収受日が審査義務の起算日となるため、収受の正確さが手続の適法性に直結する。

受付と収受の違い

窓口やメールで文書を物理的・電子的に受け取る行為（受付）と、それを組織として正式に受け付けて記録する収受は実務上区別される。収受は文書取扱規程に従い、収受印（日付印）の押印、収受番号の付与、文書件名簿（収受簿）または文書管理システムへの登録までを含む。文書を一旦文書主管課が一括して収受し各課へ配布する方式と、各課が直接収受する方式があり、規程でどちらを採るかが自治体ごとに定まっている。郵便・持参・電子申請・ファクシミリなど到達経路ごとに収受日の認定方法が異なり、電子申請では到達主義（システムに記録された到達時刻）が原則となる。

収受日が手続の起算点になる場面

申請に対する処分では、収受日が標準処理期間の起算日となるため、収受の遅れがそのまま審査義務の遅滞と評価されうる。行政手続法第6条に基づき定める標準処理期間は「申請が到達してから」を起点とするため、内部で文書が滞留した日数も含めて計算される。情報公開請求・行政不服審査でも、請求書・審査請求書の収受日から法定の決定期限（開示決定は原則30日以内など）が進行するため、収受日の認定は処分の適法性を左右する。誤った収受日を記録すると期限管理を誤り、不作為の違法を問われる契機にもなる。