公文書館

保存期間が満了した文書をすべて廃棄してよいのか。意思決定の経緯や政策の記録を後世が検証できるよう、歴史的価値のある文書を選別して恒久保存し公開するのが公文書館である。公文書館法（1987年制定）は、公文書館を「歴史資料として重要な公文書等を保存し、閲覧に供するとともに、これに関連する調査研究を行うことを目的とする施設」と定める。国の機関としては国立公文書館があり、保存期間を満了した行政文書のうち歴史公文書等が移管される。地方公共団体でも、現用を終えた文書を文書主管課が選別し、歴史的価値があると判断したものを公文書館へ移管して特定歴史公文書等として管理する。文書を作る現年の段階から、いずれ移管されうる文書を意識して整理・保存することが、廃棄段階での選別を可能にする前提となる。設置は法律上の義務ではなく、専用施設を持たず図書館や行政資料室が機能を兼ねる団体も少なくない。

公文書館法と設置形態

公文書館法は1987年に制定され、歴史資料として重要な公文書等を保存し利用に供する施設として公文書館を位置づける。同法は国および地方公共団体に対し、歴史公文書等の保存・利用に関し必要な措置を講ずる責務を定めるが、施設の設置自体は義務ではなく、専用館を持つ団体は限られる。専用施設を設けず図書館・郷土資料館・行政資料室が機能を兼ねたり、近隣団体と共同で設置したりする例もある。専門的職員として、歴史資料の鑑定・整理・保存を担うアーキビストを置くことが想定されているが、その配置状況は団体により差がある。

移管される文書と利用

公文書館に移管されるのは、保存期間を満了した文書のうち、政策の決定過程や行政の活動を跡づけるうえで歴史的・文化的に重要と判断されたものである。現用文書を所管する文書主管課が選別し、移管後は特定歴史公文書等として、原則として誰でも利用請求により閲覧・複写ができる。現用段階の文書を対象とする情報公開請求とは制度が分かれ、移管後の文書は時の経過を踏まえて、より広く公開される設計になっている。個人情報を含む文書については、一定期間の利用制限を付したうえで保存される。