開示請求書

窓口に来た住民から「どの様式に何を書けばよいのか」と問われたとき、職員が示すのがこの開示請求書である。情報公開条例や個人情報保護法は、開示を求める権利を口頭の申出では認めず、対象文書の特定が可能な程度に記載した書面の提出を要件とする。記載が必要な項目は、請求者の氏名・連絡先、求める行政文書や保有個人情報を特定するに足りる事項、開示の実施方法（閲覧か写しの交付か）である。個人情報の開示請求では、請求者が本人であることを確認するため、運転免許証等による本人確認書面の提示や写しの添付が併せて求められる。様式は団体ごとに条例施行規則で定められ、近年は電子申請でも受け付ける団体が増えている。請求書の記載だけでは対象文書が特定できないとき、職員は補正を求め、特定後に開示・不開示の決定期限が起算される。

記載事項と対象文書の特定

開示請求書の中核は「請求の対象を特定するに足りる事項」の欄である。行政機関情報公開法5条や各団体の情報公開条例は、開示請求の要件として行政文書を特定し得る程度の記載を求めており、件名・作成課・作成時期・内容の概要などを手がかりに記入する。請求者が文書の正式名称を知らないのは通常であり、職員は「何を知りたいのか」を聴取して該当しそうな文書を案内する補正の役割を負う。対象が特定できないまま提出された請求書は、補正を求めたうえで補正後に決定期限が起算されるため、特定の精度が処理期間を左右する。電子申請による提出でも、特定が不十分な場合の補正手続は書面と同様に行われる。

本人確認と個人情報開示請求での扱い

保有個人情報の開示請求書では、誤って第三者に本人の情報を渡すことを防ぐため、請求者が本人又は法定代理人・任意代理人であることの確認が要件となる。個人情報保護法は本人による開示請求権を定め、窓口請求では運転免許証やマイナンバーカード等による本人確認、郵送請求では本人確認書面の写しと住民票の写しの添付を求める運用が一般的である。代理人請求では委任状や戸籍等で代理権を確認する。情報公開（行政文書の開示）では請求者が誰であるかを問わない建前であるのに対し、個人情報の開示請求では本人性の確認が不可欠である点が、同じ開示請求書でも様式や添付書類を分ける理由である。