回議書

一つの決裁に何人もの上司の押印が並ぶのはなぜか。その回付と確認の経過を一枚に束ねたものが回議書である。担当者が起案した案件は、いきなり決裁権者に届くのではなく、係長・課長補佐・課長…と関係する上司を順に経て確認・押印を受けながら上がっていく。この手続を回議といい、回議に付される起案文書そのもの、または回議の経過を表示する用紙を回議書と呼ぶ。回議書には、起案者・起案日・件名・伺いの内容(決裁を求める事項)が記され、回付の各段階で確認した者が押印または署名する欄が設けられる。各団体の文書取扱規程や決裁規程が、案件の重要度に応じた回付先と決裁区分を定めており、専決事項であれば決裁権者の手前で完結し、合議を要する案件であれば関係課にも回される。電子決裁システムの導入により、紙の回議書を持ち回る運用から、画面上で承認ルートを流れる電子的な回議へと移行が進むが、案件を関係者の確認を経て決裁に至らせるという機能は変わらない。

起案・決裁・合議の中での位置づけ

回議書は、文書事務の起案から決裁に至る流れの中で、案件を関係者の確認を経て決裁権者へ届ける媒体である。文書主義をとる行政では、意思決定はまず担当者が起案し、その起案文書を決裁権者まで回付して決裁を得る形をとる。この回付の手続が回議であり、回議に付される文書が回議書である。回議書には伺いの内容と回付経過(確認者の押印欄)が表示され、係長・課長補佐・課長といった所属内の上司を順に経て上がっていく。案件が他課の所掌にも関わる場合は、合議として関係課にも回され、その課の確認・押印を受ける。重要度に応じてどこまで回付し誰が最終決裁するかは、決裁規程の定める決裁区分や専決事項の範囲によって決まる。急を要する案件で正規の回付の時間がない場合には、決裁権者が事後に確認する代決や、回議書を直接持って各確認者を回る持ち回り決裁といった例外的な処理がとられることもある。