住民票の写し

現住所や世帯の構成を相手方に証明する必要がある場面は、運転免許の更新、銀行口座の開設、保育所の入所申込、年金や手当の請求など日常的に生じる。住民票の写しは、住民基本台帳の記録内容を市区町村長が証明した文書で、これらの手続で居住関係を裏付ける添付書類として求められる。「写し」と呼ぶが単なるコピーではなく、台帳の記載事項を証明する公文書である。

交付請求は本人や同一世帯員のほか、正当な理由がある第三者も一定の制限のもとで行える。請求の際は本人確認書類の提示を要する。世帯全員を記載するか本人のみとするか、本籍・続柄・マイナンバーを記載するか否かを選んで請求でき、提出先が求める記載内容に合わせる。なお現に居住する住所の証明であり、過去の住所異動の経緯は除票や住民票の除票の写しで確認する。マイナンバーカードを使えばコンビニ交付端末でも取得できる。

記載事項の選択と請求できる者

住民票の写しは、提出先が必要とする情報に応じて記載内容を選んで交付請求する。世帯全員の写しと世帯の一部（本人のみ等）の写し、本籍・筆頭者の記載の有無、世帯主との続柄の記載の有無、マイナンバー（個人番号）の記載の有無を指定でき、不要な情報まで記載しないことでプライバシーに配慮する。とくにマイナンバーは法令で定められた目的以外での提供が制限されるため、提出先が必要としない限り記載しないのが原則である。請求できるのは本人および同一世帯の者が基本だが、契約上・債権回収上の正当な理由がある第三者も、その理由を明らかにして請求できる場合がある。窓口・郵送のいずれでも、なりすましや不正取得を防ぐため請求者の本人確認書類の提示・添付を要する。

除票・広域交付との関係

住民票の写しが証明するのは現に住民登録がある住所であり、転出・死亡などで住民登録が消除されると、その記録は住民票の除票へ移される。過去に住んでいた住所や転出の経緯を証明するには、住民票の除票の写しを請求する。除票は保存期間が法令で定められており、期間を過ぎると交付できないため、相続手続などで古い住所の証明が必要な場合は早めの取得が望ましい。また従来は住民票の写しは住所地の市区町村でしか取得できなかったが、マイナンバーカードを用いたコンビニ交付により、住所地以外の場所でも端末から取得できるようになった。住民票の写しの広域交付は、こうした取得方法の拡大の一環である。