情報提供依頼書

システムを新しく入れたいが、そもそも市場にどんな製品があり、自団体の要件をどこまで満たせるのか、費用感はどの程度かが分からない段階がある。この調達の準備段階で、発注者が事業者に対し製品概要・実現可否・概算費用・導入実績などの情報を任意で提供してもらうために示す文書が情報提供依頼書である。英語のRequest for Informationの頭文字からRFIとも呼ばれる。RFIは契約を前提とせず情報収集を目的とする点で、具体的な提案や見積りを正式に求める提案依頼書（RFP）とは段階・拘束力が異なる。RFIで集めた情報は、調達範囲の確定や要件定義、予算要求の積算、後続のRFP作成の基礎資料となる。回答は事業者の任意であり、RFIへの回答や不回答が後の入札・プロポーザルの参加資格や評価に直接影響しないように運用するのが通例である。

RFIとRFPの役割分担

情報システム調達では、発注者が市場や技術の状況を十分に把握できないまま仕様を固めると、特定製品に偏った要件になったり、実現不能な仕様で不調になったりするおそれがある。これを避けるため、調達の上流で情報提供依頼書（RFI）により広く事業者から情報を集める。RFIは「どんな選択肢があるか」を知るための情報収集であって、提案や見積りの提出を正式に求めるものではない。これに対し提案依頼書（RFP）は、調達範囲・要件をある程度固めたうえで、それを満たす具体的な提案・概算費用・体制を求める文書である。一般的な流れは、RFIで市場を把握し要件を整理したうえでRFPを示し、提案を評価して事業者を選定するという順序になる。

公平性の確保と実務上の留意点

RFIは調達の準備行為であるため、その実施が後続の入札やプロポーザルの公正性を損なわないよう運用する必要がある。具体的には、RFIへの回答の有無を参加資格や評価に結びつけない、RFIで得た特定事業者のノウハウをそのまま仕様書に転記して当該事業者を有利にしないよう留意する。RFIの様式や提出期限、想定する情報の範囲（製品機能・標準準拠の状況・概算費用・導入事例・保守体制など）はあらかじめ示し、回答が任意であることを明記する。自治体の基幹業務システムでは、標準化・ガバメントクラウド移行を見据え、標準仕様への準拠状況や移行費用の見込みをRFIで確認する場面が増えている。