実績報告書

補助金は交付決定で上限が決まるが、最終的に支払われる額は実績報告書の審査で確定する——担当者が額の確定の根拠とするのがこの書類である。補助事業者は事業完了後、要綱が定める期限までに、実施した事業の内容、補助対象経費の支出実績、財源内訳を実績報告書にまとめ、契約書・見積書・請求書・領収書・成果物の写真などの証拠書類を添えて提出する。交付主体は報告書と証拠書類を突き合わせて、交付決定の内容どおり事業が行われたか、計上された経費が補助対象に該当し実際に支払われたかを検査し、補助金の額を確定する。報告された経費が交付決定額を下回れば確定額もその範囲に縮減され、対象外経費や水増しが見つかれば減額や交付決定の取消しにつながる。実績報告書は会計検査院の検査や住民監査の際に交付の適正さを裏づける一次資料となるため、証拠書類の網羅と費目区分の正確さが事務の質を決める。

実績報告書の記載事項と添付書類

実績報告書には、補助事業の名称、実施期間、実施した事業の内容、補助対象経費の費目別の支出実績、収入があった場合はその額、補助金以外の財源を含む全体の収支を記載する。添付書類として、契約書・注文書、見積書・請求書、支払を証する領収書や振込明細、完成写真や成果物、関係する図面や台帳の写しを求めるのが一般的である。交付主体はこれらを交付決定の内容と照合し、対象経費の該当性、実支出の有無、按分計算の妥当性を検査する。証拠書類が揃わない経費や、交付決定で承認した範囲を超える支出は補助対象から除かれる。報告書の提出期限は要綱で定められ、事業完了後一定日数以内または当該年度末のいずれか早い日とされることが多く、繰越や明許繰越の取扱いも要綱に従う。

額の確定・支払とのつながり

実績報告書の審査は補助金の額の確定の前提手続であり、交付主体は報告内容を検査して補助金の確定額を算定し、額の確定通知書を交付事業者に通知する。確定額は、報告された補助対象経費の実績に補助率を乗じた額と補助限度額・交付決定額のいずれか低い額となるため、実績が交付決定を下回れば確定額も減る。確定後、交付主体は精算払として補助金を支払うが、事業途中で資金が必要な場合は概算払により交付決定額の範囲で先払いし、実績報告後の精算で過不足を清算する。概算払を受けていて確定額が下回った場合は差額を返還する。実績報告書に虚偽があれば交付決定の取消しと補助金の返還、加算金の対象となるため、補助事業者には証拠書類の保存義務が課される。