事務分掌規程

「この仕事はどの課の所管か」を判断する一次的な根拠が事務分掌規程である。自治体の事務は膨大かつ多岐にわたるため、部・課・係ごとに担当範囲をあらかじめ割り振っておかなければ、所管が宙に浮いたり複数の課で押し付け合いになったりする。長は組織規則で設けた各組織単位について、その所掌事務を事務分掌規程に列挙し、住民からの相談や収受した文書がどこへ振り分けられるかの基準とする。新たな法令や事業が生じて所管が不明確なときは、事務分掌規程の文言に照らしてどの課が引き取るかを判断し、必要なら規程を改正して所掌を明確化する。庁内のたらい回しを防ぎ、責任の所在を明らかにするための土台となる例規である。

組織規則との役割分担

事務分掌規程は単独で組織を定めるものではなく、組織規則と対になって機能する。組織規則が地方自治法第158条に基づき部・課といった内部組織の設置と名称を定めるのに対し、事務分掌規程はその各組織単位が担う事務の中身を具体的に列挙する。自治体によっては両者を一つの規則にまとめて「行政組織規則」として定める例もあれば、組織の設置を定める規則と事務分掌を定める規程を分けて制定する例もある。いずれの形式でも、組織の「器」と事務の「中身」を定める二つの内容が揃って初めて、どの事務をどの課が処理するかが確定する。

所管争いと改正の実務

新規の事業や法令が生じたとき、その事務をどの課が引き取るかは事務分掌規程の解釈をめぐる庁内調整の対象となる。明確に該当する課がなければ、最も近い所掌を持つ課が暫定的に担当しつつ、年度替わりの組織改正で事務分掌規程を改めて所管を明文化することが多い。逆に、複数の課にまたがる事務は主管課を定めて取りまとめ役を置く。事務分掌規程の改正は組織再編や事務の新設・移管のたびに生じるため、文書担当課や行政改革担当課が改正案を取りまとめ、組織規則の改正とあわせて施行するのが通例である。