避難者名簿

避難所に何人いて、そのうち誰が薬や介助を必要としているのかが分からなければ、食料の手配も安否の問い合わせ対応もできない。避難者名簿は、避難所運営のあらゆる判断の前提となる「今ここにいる人」の情報を、受付の一点で押さえる帳票である。

受付では、氏名・住所・世帯人数に加え、持病・アレルギー・介助の要否・乳幼児や妊産婦の有無といった要配慮事項を聞き取り、食料数の算定と要配慮者支援の双方に使う。在宅避難者や車中泊の被災者が物資の受け取りに来る場合も記録の対象とし、避難所に寝泊まりする人数と支援を要する総数の差を把握する。

名簿は個人情報そのものであるため、安否照会への対応可否（第三者への提供の同意）を本人に確認し、報道や知人からの問い合わせに無条件で答えない運用が要点になる。一方で、行政内部での被災者台帳への引き継ぎや、要配慮者の福祉避難所への移送判断には不可欠なため、保護と活用の線引きをマニュアルで定めておく必要がある。

受付で押さえる項目と用途の対応

避難者名簿は単なる人数把握ではなく、記録する各項目が運営の具体的な判断に対応している点に設計の要がある。氏名・住所・世帯人数は安否照会対応と物資・食料の必要数算定に、持病・服薬・アレルギー・介助の要否・乳幼児や妊産婦の有無といった要配慮事項は、保健衛生班の見守りや福祉避難所への移送判断に直結する。さらに在宅避難者や車中泊で物資のみ受け取りに来る被災者を区別して記録することで、避難所に寝泊まりする人数と、支援を要する地域全体の総数の差を把握できる。発災直後は記入を簡素にして滞留を防ぎ、落ち着いてから詳細を追記する二段階運用が現場では取られる。この受付記録が、後に行政が作成する被災者台帳の基礎情報としても引き継がれる。

個人情報保護と安否照会への対応

避難者名簿は要配慮事項を含む機微な個人情報の集合であり、その取り扱いが実務上の最大の論点になる。知人・親族・報道機関からの安否照会に対して名簿の内容を無条件で答えれば、本人の意に反する所在の開示につながりかねない。このため受付の段階で、第三者への情報提供（安否照会への回答）の可否を本人に確認し、同意の有無を名簿に記録しておく必要がある。一方で、災害対策基本法に基づく避難行動要支援者名簿や個別避難計画と照合して要配慮者の支援につなぐ場面、行政内部で被災者台帳へ引き継ぐ場面では活用が不可欠であり、保護一辺倒では支援が届かない。どこまでを本人同意なしに行政内部で共有し、どこからを第三者提供として同意を要するのかの線引きを、避難所運営マニュアルや個人情報保護の運用基準で明確にしておくことが、保護と支援を両立させる前提となる。