変更契約書

工事の途中で設計が変わり代金や工期が動いたとき、何をもって変更を確定させるのか。その合意を文書化したものが変更契約書で、当初契約書を補完して新たな契約条件を確定させる。口頭の了解や打合せ簿だけでは契約条件は変わらず、地方自治法第234条第5項が定める書面による契約締結の原則は、変更の場面でも同様に及ぶ。

変更契約書を作成するのは、設計変更により請負代金額が増減したとき、工期延長や一時中止により工期を変更するとき、施工方法や数量を変更するときなどである。変更の根拠となる変更設計書・変更仕様書を整えたうえで、当初契約の何条をどう変更するかを特定して記載する。代金が増額する場合は契約保証金や履行保証の額の見直し、議会の議決を要する金額に達する場合は議決の取り直しといった付随手続を伴うことがある。

変更契約書は契約変更という手続の産物であり、変更の合意がなければ存在しない。逆に、変更契約書を取り交わして初めて変更後の代金で部分払や完成払を処理でき、決算上の整合も保たれる。設計変更を口頭で済ませて変更契約を後回しにすると、出来高に見合わない支払や履行の追認といった会計上の問題を招くため、変更が固まった時点で速やかに締結することが適正な予算執行を支える。

変更契約書を要する場面と記載事項

変更契約書は、当初の契約条件を変える合意を確定する文書で、設計変更による請負代金額の増減、工期延長・工事一時中止に伴う工期の変更、施工内容・数量の変更などがあるときに作成する。記載は、当初契約書のどの条項（請負代金額・工期・設計図書等）をどのように変更するかを特定し、変更後の金額・期日を明記する。変更の根拠資料として変更設計書・変更仕様書を添え、設計変更の経緯と数量・単価の積算を裏づける。公共工事標準請負契約約款は、設計図書の変更や工事の中止に伴う請負代金額・工期の変更を当事者の協議によって定める旨を規定しており、変更契約書はこの協議結果を書面化したものに当たる。

締結手続と付随する会計・議会手続

変更契約書の締結は、変更内容が固まった時点で速やかに行う。代金が増額する場合は、地方自治法施行令第167条の16等に基づく契約保証金や履行保証の額の見直しを検討し、増額後の請負代金額が議会の議決を要する予定価格の基準に達するときは、議決の対象となるかを確認する。当初予算で増額分を賄えないときは、流用または補正予算により財源を手当てしてから締結する。変更契約を経ずに口頭の了解だけで施工を進めると、出来高に見合わない支払や履行の事後追認となり、会計検査・監査で指摘を受ける原因となる。変更の合意を書面で確定させることが、出来形に応じた部分払や完成払を適正に処理する前提となる。