文書管理システム

紙の文書なら受付印・決裁欄・文書件名簿という台帳で管理できたが、文書が電子化し量も増えると、どこに何があり誰がいつ処理したかを人手の台帳で追うのは難しくなる。文書管理システムは、文書一件ごとに番号を付して登録し、起案から廃棄までの履歴をシステム上に残すことで、この所在と経過の把握を担う。電子決裁の機能と一体で導入する団体が多く、起案者がシステム上で文書を作成し、合議・決裁の経路を電子的に回して意思決定を記録する。保存年限が来た文書の廃棄判定や、情報公開請求があったときの該当文書の検索も、登録された属性情報をもとに行える。公文書管理の電子化と標準化の流れのなかで、紙を前提とした規程をシステムの運用に合わせて見直すこと、長期保存する電磁的記録の真正性をどう確保するかが、導入後の実務課題になる。

文書ライフサイクルの電子的統制

文書管理システムの中核は、行政文書を一件ごとに識別して登録し、その後の処理経過をシステム上で追跡することにある。収受した文書には受付番号を、起案する文書には文書番号を付して登録し、決裁が済んだ文書は施行（発信）され、定められた保存年限のあいだ保管されたうえで、年限到来後に評価・選別を経て廃棄または歴史公文書として移管される。紙の運用では収受簿・文書件名簿・廃棄簿といった複数の台帳に分かれていた記録を、システムは一つの登録情報として一元的に保持するため、文書の所在と現在の処理段階を画面上で確認でき、担当者の異動があっても引き継ぎやすい。

電子決裁・公文書管理との関係

文書管理システムは電子決裁の基盤として導入されることが多く、起案者がシステム上で起案文書を作成し、合議先・決裁権者へ電子的に回付して承認を得る。決裁の結果は電磁的記録として残り、誰がいつ承認したかの履歴が改ざんされない形で保存される点が、紙の押印決裁との違いである。公文書管理の電子化が進むなかでは、システムが扱う電子文書の真正性（作成者が本物であること）と完全性（改ざんされていないこと）を、電子署名やアクセス制御で技術的に担保することが求められ、紙を前提に書かれた文書管理規程をシステムの実態に合わせて改正する作業も伴う。