簿冊

個々の文書はどの単位で整理され、何年保存されるのか。文書管理の実務で保存期間の設定や検索、廃棄の判断を行う最小の管理単位が簿冊である。日々作成・収受される公文書は、案件や事務の種類ごとに分類され、関連する一群がひとつの簿冊として編てつ（綴じ込み）される。簿冊には文書分類に対応した名称・記号と保存期間が付され、行政文書ファイル管理簿（ファイル基準表）に登録されることで、何がどこに、いつまで保存されているかが一覧できる状態になる。保存期間は簿冊単位で設定されるのが原則で、個々の文書ではなく簿冊ごとに保存期間の起算・満了が管理される。期間満了時には、簿冊単位で廃棄するか、歴史的に重要なものを公文書館へ移管するかが判断される。電子文書化が進むなかでも、関連文書をひとまとめにして保存期間と検索キーを与えるという簿冊の考え方は、フォルダ単位の電子的な文書管理に引き継がれている。

文書管理の保存単位

簿冊は、個々の文書ではなく関連文書の集合を単位として文書を管理する考え方の中核を成す。日々の文書事務では、収受・作成した文書を案件や事務の種類に応じた文書分類に当てはめ、同じ分類に属する一群をひとつの簿冊として編てつする。簿冊には分類記号・名称とともに保存期間（例えば30年・10年・5年・1年など）が付され、保存期間は簿冊単位で起算・管理される。これにより、文書を1件ずつ管理する煩雑さを避け、検索・保存・廃棄を集合単位で効率的に行える。完結した簿冊は、文書取扱規程や文書管理規程に定める手順で書庫へ移し、保存期間に応じて段階的に管理される。

行政文書ファイル管理簿と廃棄・移管

各簿冊は、行政文書ファイル管理簿（自治体によりファイル基準表等と呼ぶ）に名称・分類・保存期間・所管課などとともに登録される。この管理簿は、どの文書がどの単位でどこに保存されているかを一覧する目録であり、情報公開請求の際に対象文書を特定する手がかりにもなる。保存期間が満了した簿冊は、文書主管課の判断のもと、歴史的・文化的に重要なものを公文書館へ移管し、それ以外を廃棄する。廃棄・移管の判断が簿冊単位で行われるため、簿冊の分類設計と保存期間の設定が、後年の文書の散逸や過剰保存を左右する。